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Il Presidente del Consiglio Nazionale dei Geometri e dei Geometri Laureati, Maurizio Savoncelli, con nota  del 24 marzo 2020 ha comunicato a tutta la categoria che il D.P.C.M. del 22 marzo 2020 non sospende le attività professionali rientranti nel codice Ateco 71.12.30 “Attività tecniche svolte dai geometri”.

Per tutti i professionisti quindi, si apriva la possibilità di continuare a svolgere tranquillamente le proprie attività in studio (salvo adottare tutte le precauzioni igenico-sanitarie) o in alternativa in modalità “smart working”.

Ma lo “smart working” da casa cosa comporta come adempimenti burocratici in ambito privacy in ottica di continuità lavorativa sicura e veramente “agile”?

Difatti, con lo “smart working” ogni dipendente o collaboratore potrà svolgere la propria attività in piena autonomia nei tempi e nel luogo di lavoro, senza una postazione fissa e, soprattutto, facendo affidamento anche su propri strumenti informatici senza dover obbligatoriamente utilizzare quelli dello Studio.  

In questo caso la normativa privacy diventa, purtroppo, più stringente ed i passi da compiere per essere pienamente in regola saranno:

  • Accordo anche orale tra lo studio professionale e il dipendente e/o il collaboratore sul trattamento dei dati personali;
  • Apposita informativa privacy;
  • Apposita nomina a soggetto interessato o a responsabile de trattamento (dipende dalla configurazione dello studio professionale);
  • Addendum al regolamento informatico;
  • Compilazione periodica di una check-list per la verifica di implementazione delle misure tecniche e organizzative;
  • Valutazione di impatto privacy.

Ma certo, non mancano accorgimenti – da inserire in alcuni di questi documenti – rispetto ad obblighi dei collaboratori,  nei casi di studi con 2 o più collaboratori, oltre al titolare, come:

  • l’adozione, in caso di allontanamento dalla postazione di lavoro, di tutte le cautele necessarie ad evitare l’accesso da parte di terzi ai dati personali trattati, quali lo spegnimento della stessa o l’attivazione dello screen saver;
  • la rigorosa tutela della riservatezza delle credenziali di autenticazione;
  • la garanzia di una corretta custodia dei documenti cartacei eventualmente utilizzati, tanto durante l’effettuazione della prestazione che nelle pause, non lasciandoli incustoditi o esposti alla visione di soggetti comunque non legittimati;
  • la cancellazione dei dati eventualmente salvati in locale, su propri dispositivi informatici, una volta perfezionate le attività.

Va da sé che gli studi professionali dovranno, al fine di fare una scelta commisurata alle loro esigenze, valutare accuratamente l’analisi dei costi/benefici nell’implementazione di tale modalità di lavoro, anche con riferimento all’adeguamento privacy.

Difatti, se da un lato essa potrebbe rappresentare un ulteriore costo a carico dello Studio, dall’altro una volta adeguata, pone certamente al riparo il professionista da eventuali sanzioni da parte dell’autorità Garante Privacy e conseguentemente la privacy avrà un ruolo nevralgico per le decisioni lavorative.

Dott. Luigi Rufo

Autore

Dott. Luigi Rufo

Assegnista di ricerca presso l’Università di Pisa, svolge attività di ricerca applicata in ambito privacy. Ricopre il ruolo di Data Protection Officer (DPO) per l’Azienda Ospedaliero Universitaria Meyer di Firenze, ed è, altresì, consulente privacy per numerose aziende pubbliche e private. È autore di pubblicazioni in materia di protezione dei dati personali, tra le quali la monografia intitolata "Il Dossier sanitario elettronico. Un approccio traslazionale alla disciplina del trattamento dei dati sanitari in ambito clinico", pubblicata nel 2018 con il Mulino, con prefazione di Antonello Soro.

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